Planificación, organización y control de eventos

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Objetivos

  • Analizar el turismo de reuniones e identificar sus demandas específicas dentro del sector turístico.
  • Planificar y presupuestar un evento y definir su programa identificando las actividades y tareas que se derivan para la entidad gestora.
  • Aplicar técnicas para el proceso de organización de un evento determinado analizando la lógica de dicho proceso.
  • Describir el proceso de evaluación final de un evento describiendo las actividades de dirección y control inherentes.

A quién se dirige?

Esta acción formativa va dirigida, especialmente, a personas que quieren aprender sobre la correcta planificación de eventos, su implicación social y económica dentro del conjunto del sector turístico, así como las especificidades de su correcta programación y gestión.

Requisitos

Se recomienda tener un nivel de conocimientos básicos de uso de navegadores web (nivel de usuario).

Unidades temáticas

  1. El turismo de reuniones: concepto y evolución histórica; situación y tendencias; el turismo de reuniones como producto especializado del turismo urbano.
  2. Las características diferenciadas y específicas de este tipo de demanda.
  3. Mecanismos de decisión. Impactos en los destinos y en sus restantes productos turísticos.
  4. Incorporación a la cadena turística de servicios considerados tradicionalmente como servicios a las empresas o no turísticos.
  5. Agentes turísticos específicos: organizadores profesionales de eventos agencias de viajes especializadas y otros. Evolución.
  1. Factores que determinan la especialización de un destino para turismo de reuniones: imagen de marca infraestructuras especializadas capacidad de alojamiento servicios especializados y oferta complementaria.
  2. Características y análisis comparativo de los principales destinos de turismo de reuniones a nivel nacional e internacional.
  1. Tipología de reuniones y eventos: congresos convenciones viajes de incentivo exposiciones y ferias eventos deportivos y otros.
  2. El concepto de evento.
  3. El mercado de eventos. Los promotores de eventos. Las entidades colaboradoras y los patrocinadores. Participantes y acompañantes.
  4. La gestión de eventos como función emisora y como función receptora.
  5. Fases del proyecto de un evento.
  1. Fuentes y medios de acceso a la información.
  2. Criterios de selección de servicios prestatarios e intermediarios.
  3. Negociación con proveedores: planteamientos y factores clave. Aspectos renegociables.
  4. Infraestructuras especializadas para reuniones actos y exposiciones.
  5. Programación del evento: tipología de actos en función de tipología de eventos: sesiones presentaciones descansos comidas ceremonias espectáculos y exposiciones.
  6. Programación de la logística y de los recursos humanos.
  7. Programación de ofertas pre y post evento en función de la tipología de los participantes tales como ponentes delegados acompañantes comités organizadores y científicos.
  8. Gestión de espacios comerciales y de patrocinios.
  9. Presidencias honoríficas y participación de personalidades.
  10. Confección de cronogramas.
  11. Previsión de situaciones emergentes; planes de contingencia; planes de seguridad.
  12. Presupuestación del evento.
  1. Servicios de alojamiento y restauración: Establecimientos. Tipos y características. Formas de servicios. Tarifas.
  2. Servicios y métodos de reproducción y proyección de imagen y sonido y de telecomunicaciones.
  3. Servicios modalidades y tecnologías para la traducción como interpretación de conferencias traducción de cintas y locuciones o traducción escrita.
  4. Métodos y tecnologías de gestión y control de los accesos.
  5. Servicios y sistemas de montaje de stands y exposiciones.
  6. Secretaría técnica y secretaría científica.
  7. Servicios de animación cultural y producción de espectáculos
  8. Transportes de acceso a la sede del evento y transportes internos colectivos.
  9. Servicios de diseño edición e impresión de materiales gráficos audiovisuales y digitales.
  10. Empresas servicios y funciones de las azafatas de congresos.
  11. Otros servicios requeridos en los eventos.
  1. Tipos y comparación.
  2. Programas a medida y oferta estándar del mercado.
  3. Aplicación de programas integrales para la gestión de las secretarías técnica y científica pagos y reservas on-line. Software integral: creación promoción gestión y control de acceso.
  1. La organización del evento: Definición de funciones y tareas.
  2. Comités y secretarías: funciones y coordinación.
  3. Gestión de colaboraciones y patrocinios.
  4. Soportes y medios para ofrecer información del evento.
  5. Difusión del evento y captación de participantes.
  6. Estructura organizativa de un equipo de gestión de eventos.
  7. Funciones y responsabilidades.
  8. Procedimientos e instrucciones de trabajo.
  1. Control de inscripciones.
  2. Control de cobros.
  3. Confirmaciones de inscripción asignación de espacios en exposiciones y otras comunicaciones a inscritos.
  4. Protección de datos personales.
  5. Documentación del evento.
  6. Procesos administrativos y contables.
  7. Seguimiento del proyecto. Actuaciones ante desviaciones.
  8. Coordinación.
  9. Evaluación de servicios y suministros.
  10. Formalización de contratos. Documentación.
  11. Supervisión y control del desarrollo del evento.
  12. Coordinación y recursos de comunicación puntualidad en los actos protocolo seguridad servicio técnico reclamaciones quejas conflictos y otras situaciones emergentes.
  13. Documentos de control del evento.
  14. El informe final del evento.
  15. Balances económicos.