Planificació, organització i control d’esdeveniments

Encara no us podeu inscriure

Continguts
Comparteix-ho:
Share on facebook
Share on twitter

Objectius

Analitzar el turisme de trobada i identificar-ne les demandes específiques dins el sector turístic.

Planificar i pressupostar un esdeveniment i definir-ne el programa, identificant-ne les activitats i tasques derivades per a l’entitat gestora.

Aplicar tècniques pel procés d’organització d’un esdeveniment determinat, analitzant-ne la lògica.

Descriure el procés d’avaluació final d’un esdeveniment, descrivint les activitats de direcció i control inherents.

A qui s’adreça?

Aquesta acció formativa s’adreça, especialment, a persones que volen aprendre sobre la planificació d’esdeveniments, la seva implicació social i econòmica dins el conjunt del sector turístic, així com les especificitats de la seva correcta programació i gestió.

Requisits

Es recomana tenir coneixements bàsics d’ús de navegadors web (nivell d’usuari).

Unitats temàtiques

  1. El turisme de trobades: concepte i evolució històrica; situació i tendències; el turisme de trobades com a punt especialitzat del turisme urbà.
  2. Les característiques diferenciades i específiques d’aquest tipus de demanda.
  3. Mecanismes de decisió. Impactes sobre les destinacions i sobre la resta de productes turístics del lloc.
  4. Incorporació a la cadena turística de serveis considerats tradicionalment com a serveis a les empreses o serveis no turístics.
  5. Agents turístics específics: organitzadors professionals d’esdeveniment, agències de viatge especialitzades i d’altres. Evolució.
  1. Factors que determinen l’especialització d’un destí pel turisme de trobades: imatge de marca, infraestructures especialitzades, capacitat d’allotjament, serveis especialitzats i oferta complementària.
  2. Característiques i anàlisi comparativa dels principals destins del turisme de trobades a nivell nacional i internacional.
  1. Tipologia de reunions i esdeveniments: congressos, convencions, viatge d’incentiu, exposicions i fires, esdeveniments esportius i d’altres.
  2. El concepte d’esdeveniment.
  3. El mercat d’esdeveniments. Els promotors dels esdeveniments. Les entitats col·laboradores i els patrocinadors. Participants i acompanyants.
  4. La gestió d’esdeveniments com a funció emissora i com a funció receptora.
  5. Fases del projecte d’un esdeveniment.
  1. Fonts i mitjans d’accés a la informació.
  2. Criteris de selecció de serveis prestataris i intermediaris.
  3. Negociació amb proveïdors: plantejaments i factors clau. Aspectes renegociables.
  4. Infraestructures especialitzades per a reunions, actes i exposicions.
  5. Programació de l’esdeveniment. Tipologia d’actes en funció de la tipologia d’esdeveniments: sessions, presentacions, descansos, àpats, cerimònies, espectacles i exposicions.
  6. Programació de la logística i dels recursos humans.
  7. Programació d’ofertes prèvies i posteriors a l’esdeveniment en funció de la tipologia dels participants, com ho són els ponents, delegats, acompanyants, comitès organitzadors i científics.
  8. Gestió d’espais comercials i de patrocinis
  9. Presidències honorífiques i participació de personalitats.
  10. Confecció de cronogrames.
  11. Previsió de situacions emergents. Plants de contingència. Plans de seguretat.
  12. Elaboració del pressupost de l’esdeveniment.
  1. Serveis d’allotjament i restauració: establiments. Tipus i característiques. Formes de servei. Tarifes.
  2. Serveis i mètodes de reproducció i projecció d’imatge i so de telecomunicacions
  3. Serveis, modalitats, i tecnologies per a la traducció, com interpretació de conferències, traducció de cintes i traduccions o traducció escrita.
  4. Mètodes i tecnologies de gestió i control d’accessos.
  5. Serveis i sistemes de muntatge de parades i exposicions.
  6. Secretaria tècnica i secretaria científica.
  7. Serveis d’animació cultural i producció d’espectacles.
  8. Transports d’accés a la seu de l’esdeveniment i transports interns col·lectius.
  9. Serveis de disseny, edició i impressió de materials gràfics, audiovisuals i digitals.
  10. Empreses, serveis i funcions dels hostes de congressos.
  11. Altres serveis requerits als esdeveniments.
  1. Tipus i comparació.
  2. Programes a mida i oferta estàndard del mercat.
  3. Aplicació de programes integrals per a la gestió de les secretaries tècniques i científiques, pagaments i reserves en línia. Programari integral: creació, promoció, gestió i control d’accés.
  1. L’organització de l’esdeveniment: definició de funcions i tasques.
  2. Comitès i secretaries: funcions i coordinació.
  3. Gestió de col·laboracions i patrocinis.
  4. Suports i mitjans per oferir informació de l’esdeveniment.
  5. Difusió de l’esdeveniment i captació de participants.
  6. Estructura organitzativa d’un equip de gestió d’esdeveniments.
  7. Funcions i responsabilitats.
  8. Procediments i instruccions de treball.
  1. Control d’inscripcions.
  2. Control de pagaments.
  3. Confirmacions d’inscripció, assignació d’espais en exposicions i altres comunicacions a inscrits.
  4. Protecció de dades personals.
  5. Documentació de l’esdeveniment.
  6. Processos administratius i comptables.
  7. Seguiment del projecte. Actuació davant de situacions imprevistes.
  8. Coordinació.
  9. Avaluació dels serveis i subministraments.
  10. Formalització de contractes. Documentació.
  11. Supervisió i control del desenvolupament de l’esdeveniment.
  12. Coordinació i recursos de comunicació, puntualitat en els actes, protocol de seguretat, servei tècnic de reclamacions, queixes, conflictes i altres situacions emergents.
  13. Documents de control de l’esdeveniment.
  14. L’informe final de l’esdeveniment.
  15. Balanços econòmics.